مقدمه
۱-دربسیاری
موارد بنابر ضرورت های عملیاتی ،انجام مخارج جزیی وپاره ای پرداخت های به
فروشندگان کالا و یا عرضه کنندگان خدمات،به صورت مستقیم صورت می گیرد . به
دلیل تعدد دفعات وقوع اینگونه هزینه ها وبه منظور ایجادسهولت وتسریع
درامرفوق وجلوگیری ازبروز وقفه درعملیات جاری ،این قبیل پرداخت ها ازمحل
وجوه تنخواه گردان ها حسب موردانجام می گیرد.
۲-کلیه
مقررات و دستورالعملهای مالی که در جهت ایجاد و اعمال کنترل های داخلی
تدوین می گردد و همچنین مفاد و مندرجات آیین نامه معاملات شرکت ، ناظر بر
اجرای این دستورالعمل می باشد .
۳-تنخواه مورد
بحث و پیش بینی شده در این دستورالعمل ، عبارتست از تنخواه نقدی و در صورتی
که ضرورت عملیاتی ایجاب نماید که علاوه بر تنخواه نقدی ، وجوه تنخواه در
بانک نگاهداری شود و پرداخت ها بوسیله چک صورت
می گیرد ، دستورالعمل ها و روشهای حاضر در موارد مزبور نیز قابل اعمال و استفاده خواهد بود .
۴-این
دستور العمل برای شرایطی که دارنده تنخواه انجام دهنده مخارج است و همچنین
شرایطی که یک نفر مسئول مسئقل و جداگانه برای نگاهداری وجوه تنخواه در نظر
گرفته شود تدوین گردیده است .
۵-مسئولیت حسن اجرای روش های مندرج در این دستورالعمل با امور مالی
شرکت می باشد .
هدف :
۶-هدف
از تدوین این دستورالعمل ، ارائه روش های ایجاد و استفاده از تنخواه گردان
های مورد نیاز به صورتی است که از یک طرف تسهیلات گردش کار و پرداخت ها
رامیسر سازد و از طرف دیگر مبانی کنترل را طبق موازین مرتبط با
کنترل های داخلی ایجاد نمایند .
روش های ارائه شده در این دستور عبارتند از :
- روش ایجاد تنخواه گردان
- روش پرداخت از محل تنخواه گردان
- روش تجدید (بازپرداخت) تنخواه گردان
روش ایجاد تنخواه گردان :
۷-تنخواه
گردان به منظور فراهم ساختن امکانات مناسب برای پرداخت های به فروشندگان
کالا و عرضه کنندگان خدمات ایجاد می گردد . موضوعیت وضرورت ایجاد تنخواه ،
مبلغ تنخواه و سقف مبالغ قابل پرداخت از محل تنخواه طبق ضوابطی که در این
طرح بیان می شود تعیین می گردد .
۸-هر تنخواه گردانی با پیشنهاد و گزارش توجیهی مدیر مربوطه و تصویب
مدیرعامل ایجاد می گردد . امور مالی نقش رسیدگی کنندگی کننده و هماهنگ کننده ایجاد و تغییرات در تنخواه ها را دارد .
۹- در صورتی که نقاط برای ایجاد تنخواه تنظیم شده باشد . مشخصات مربوط به تنخواه مورد نظر به شرح زیر درج می گردد :
- نام دارنده تنخواه (مسئول تنخواه)
- مبلغ تنخواه مورد نیاز
- حداکثر مبلغ قابل پرداخت در مورد هر فقره پرداخت با توجه به مقررات آئین نامه معاملات شرکت .
- سطح مبلغی که بر اساس آن هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه بازپرداخت می گردد . (حدنصاب حدید تنخواه)
دلایل ایجاد تنخواه ، شامل مورادی که پرداخت از محل تنخواه بابت آنها انجام می گیرد تشریح گردد .
۱۰-هر
گونه تغییر در تنخواه شامل افزایش و کاهش در مبلغ تنخواه ، سقف پرداخت ،
تغییر دارنده تنخواه و مواردی از این قبیل باید عیناً مشابه ایجاد تنخواه
عمل گردد . و دلایل توجیهی مربوط به تغییرات پیشنهادی به همراه اطلاعات و
آمار مورد نیاز ارائه می گردد .
۱۱-متقاضی ایجاد و
یا تغییر تنخواه درخواست را در دو نسخه تهیه و امضانموده جهت بررسی و
کنترل به امور مالی ارسال می نماید . امور مالی از لحاظ انطباق پیشنهاد
ارائه شده با آئین نامه ها و مجوزهای مالی بررسی لازم را به عمل
می آورد . درخواست توسط مدیر عامل امضاء شده و تصویب می گردد .